Organisation et gestion du temps efficace en tant que pro du tourisme

Dans un secteur aussi dynamique et exigeant que celui du tourisme, il est essentiel d’avoir une bonne organisation. En effet, en tant qu’acteurs du tourisme, vous faites face à de nombreux défis : gérer votre entreprise d’un point de vue administratif, comptabilité, communication, etc. Mais aussi offrir un service de qualité à vos clients, gérer les différents imprévus, et tenter de garder un équilibre pro-perso convenable. Dans cet article nous allons explorer ensemble différentes méthodes pour vous permettre de mieux vous organiser et gérer votre temps.

Je suis Chloë Viala, consultante et accompagnante en stratégie d’entreprise & communication. Aujourd’hui, c’est moi qui suis aux commandes du blog d’Aurélie pour vous partager toutes mes clés d’organisation quand on est un pro du tourisme.

Les défis spécifiques des professionnels du tourisme

Pour bien comprendre les enjeux de votre secteur d’activité et vos besoins en termes d’organisation, il est tout d’abord intéressant de lister les défis que vous pouvez rencontrer régulièrement.

• La saisonnalité :

Pour la plupart d’entre-vous, votre activité est saisonnière, vous avez des pics d’activité où il est important d’être focus sur le client, et des périodes creuses, propices pour effectuer du travail de fond dans votre entreprise.

Durant ces deux phases vous avez des besoins différents en termes de ressources humaines et matérielles. Ces informations sont intéressantes à relever pour votre gestion financière par exemple, mais pas que. Elles vont vous servir aussi dans votre organisation. Par exemple, gérer 2 personnes n’a pas le même impact sur votre planning que gérer 15 personnes au quotidien.

• Les imprévus :

Il est très fréquent pour les professionnels du tourisme de devoir gérer des imprévus liés à la météo ou encore à des annulations. Il est donc important de noter que vous avez besoin d’une organisation flexible avec des créneaux dédiés à la gestion de ces imprévus, afin de garder un service client de qualité quoi qu’il arrive.

• Les horaires :

Travailler dans le tourisme rime avec horaires décalés : soirées, week-ends, jours fériés, etc. Ce mode de vie peut avoir un impact sur votre vie privée. Une bonne organisation vous permettra de garder un bon équilibre et de pouvoir gérer votre entreprise tout en profitant de vos proches.

Conseils d’organisation pour les professionnels du tourisme

Maintenant que vous connaissez tous les enjeux de votre secteur, voici des pistes de solutions pour mieux vous organiser face à cela.

• Établir des priorités claires :

Commencez par lister toutes les tâches que vous avez à faire.

Une fois que vous avez votre liste, utilisez le matrice d’Eisenhower pour les classer et les prioriser.

• Planifier à court et à long terme :

Listez tous les temps forts de votre année et placez-les dans votre calendrier annuel.

Ensuite, utilisez un outil de planification comme un agenda en ligne ou papier et planifiez chaque tâche de votre liste pour savoir exactement quand vous devez faire les tâches en question.

• Optimiser les process internes :

Lister tous les tâches répétitives que vous ou votre équipe devez réaliser de façon régulière.

Pour chaque tâche, rédigez des process simples à comprendre pour chacun afin de faciliter la communication d’équipe. Pensez également à automatiser tout ce qui peut l’être : réservations, etc.

Améliorer la gestion du temps des professionnels du tourisme

Maintenant que vous savez comment optimiser votre organisation, découvrez des outils et techniques pour vous permettre d’améliorer votre gestion du temps.

• Utilisation d’outils numériques :

Aujourd’hui, il est nécessaire d’opter pour des outils numériques. Cela facilite la communication avec les clients, mais aussi avec votre équipe. Cela vous permet également de gagner du temps et d’automatiser certaines actions.

Il existe des logiciels spécifiques à votre secteur, comme des logiciels de gestion des réservations.

Concernant la gestion des projets / des tâches, vous pouvez choisir entre Trello, Asana ou encore Notion.

Et si votre équipe n’est pas toujours au même endroit, vous pouvez utiliser des outils de communication comme Zoom ou encore Slack.

• Automatisation des tâches répétitives :

Comme abordé précédemment, automatiser certaines tâches répétitives est primordial pour gagner du temps.

Voici quelques idées de tâches que vous pouvez automatiser :

• Les emails de confirmation de réservation.
• Les emails de rappel de réservation.
• Les réponses aux questions fréquentes de vos clients sur vos réseaux sociaux ou sur votre site grâce à des chatbots.
• Etc.

• Techniques de gestion du temps :

Si vous disposez de peu de temps, il est conseillé de travailler par blocs. Par exemple, vous pouvez dédier un bloc de 2h par semaine pour votre communication.

L’idéal est de savoir à l’avance tout ce que vous avez à faire durant ce créneau pour ne pas perdre de temps. Si vous avez bien suivi les étapes “priorisation” & “planification” ça devrait le faire !

Enfin, pour être encore plus productif durant de bloc de temps, vous pouvez tester la méthode pomodoro qui est très efficace pour se concentrer sur une tâche.

Garder un équilibre pro / perso quand on est un professionnel du tourisme

Fixer des limites claires :

Il est important de savoir déconnecter. Pour cela, je vous conseille de vous fixer des limites claires. Par exemple : “Je ne travaille pas tel jour de la semaine” ; “Je prends X semaines de vacances / an” ; “Je ne travaille pas en dehors de X heures”…

L’idée c’est de vraiment vous tenir à vos limites et d’avoir un plan B en cas d’urgence, comme quelqu’un à qui déléguer par exemple.

Mais le principal enjeu reste de faire respecter vos limites par les autres : votre équipe, vos proches, vos clients…

L’idéal est donc de leur communiquer clairement vos limites et de leur rappeler quand vous sentez qu’elles commencent à être dépassées.

Pour cela, vous allez devoir apprendre à dire non quand c’est nécessaire, sans que cela affecte la qualité de vos services bien évidemment.

Gérer son stress :

Le burn-out n’arrive pas qu’aux autres ! Et dans le milieu du tourisme il est fréquent d’en faire un.

Pour cela, rappelez-vous qu’il est important de faire des pauses pour vous ressourcer. Apprenez à vous connaître, cela vous aidera à fixer vos limites.

Si vous vous sentez stressé durant une journée de travail, vous pouvez prendre quelques minutes de pause afin de faire des exercices de relaxation : méditation, cohérence cardiaque, etc.

Se former régulièrement :

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi participer régulièrement (pendant la période creuse par exemple) à des ateliers ou des séminaires pour vous former et monter en compétences sur les sujets suivants :

• La gestion du temps et l’organisation.
• Les outils numériques et l’automatisation.
• Le management d’équipe.
• La communication.
• Et d’autres thématiques spécifiques à votre secteur d’activité pour rester compétitif.

Pour conclure, je dirais que dans un secteur comme celui du tourisme il est indispensable d’avoir une bonne organisation et gestion du temps.

Dans cet article vous avez des premières pistes de solutions à mettre en place progressivement. L’idée est de les tester, puis d’ajuster selon vos besoins.

Enfin, avec le temps, pensez à vous former pour pouvoir vous adapter au mieux aux évolutions du secteur du tourisme.

Merci à Aurélie de m’avoir invitée sur son blog ! J’espère que cet article vous aura plu.

Je suis Chloë Viala, consultante et accompagnante en stratégie d’entreprise & communication. Je vous accompagne de la structure au développement d’une entreprise aussi rentable qu’épanouissante ! ✨

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